技术委员会秘书处应根据工作计划提前拟定委员会（包括工作组）的会议计划。

　　会议的地点应由相关主席、秘书处、首席执行官及会议承办国的国家成员体共同商定。如果分委会召开会议，分委会秘书处首先应与技术委员会秘书处协商，以确保与其他分委会和技术委员会会议之间的协调。承办会议的国家成员体应与首席执行官和相关技术委员会或分委会秘书处联系。拟承办会议的国家成员体首先应保证其所在国对以参加会议为目的的技术委员会或分委会积极成员代表的入境没有限制。

　　秘书处应做好日常安排，保证会议日程在会议召开前的4个月由CEO办公室分发并抄送CEO办公室。所有其他基础性文件也应在同一截止日期前分发。只有会前至少6周已经提供出评论意见汇编的委员会草案才能纳入会议日程，并可在会上进行讨论。对于其他所有工作文件，包括拟在会上进行讨论的草案评论意见汇编，应至少在会前6周分发。

　　国际标准批准阶段的任务是对最终国际标准草案（FDIS）进行为期2个月的联合投票，确定该草案是否作为国际标准出版。

　　国家成员体提交的投票应非常明确，即赞成、反对或弃权。如果国家成员体投票赞成，则不应提交任何意见，如果认为最终国际标准草案是不可接受的，应投反对票并陈述技术理由。如果参加投票的2/3技术委员会或分技术委员会P成员赞成；反对票不超过总数的1/4，最终国际标准草案则获得通过，计票时弃权票和未附技术理由的反对票不计在内。如果满足了批准条件，该草案则可进入出版阶段，未满足则应将最终国际标准草案退回相关的技术委员会或分技术委员会，委员会依据反对票的技术理由重新考虑。委员会可以决定以委员会草案、询问草案或最终国际标准草案形式再次提交修改后的草案，出版技术规范或取消项目。

　　CEO办公室应在投票期结束后的两个星期内，向所有的国家成员体分发报告，在报告中公布投票结果，并指明国家成员体正式通过将其发布为国际标准，还是正式否决了最终国际标准草案，同时附上投反对票的技术理由，以供参考。委员会主席做出批准最终国际标准草案为国际标准或出版技术规范或将文件退回委员会，批准阶段即告结束。